Pourquoi un calcul efficace des salaires est-il important pour votre entreprise ?

Au temps où tout le monde se soucie de la guerre des talents, le sujet de la masse salariale doit aussi être un sujet de préoccupation. Charges sociales, cotisations et impôts sur les salaires… les chefs d’entreprises se voient parfois dépassés et sont challengés dans la gestion de la masse salariale. Cette bonne gestion représente en effet un enjeu stratégique.

Quels sont les enjeux de la masse salariale ? Comment la calculer, gérer et piloter efficacement cette dernière ? 

1. Comprendre les bases du calcul de la masse salariale

Notons, en premier lieu que le calcul de la masse salariale est un élément constitutif essentiel dans le suivi financier d’une entreprise. Il est nécessaire d’intégrer les bases du calcul et de maîtriser les données salariales afin d’anticiper et éviter, en conséquence, les incidences radicales pour l’entreprise. Donc, avant tout, qu’entendons-nous par « masse salariale » ?

On parle de masse salariale ou masse salariale brute quand on décrit le cumul des charges liées à la rémunération de tous les salariés d’une entreprise. Cette définition proposée par l’INSEE montre ainsi qu’elle comprend les salaires et les primes versés aux salariés mensuellement, incluant également les cotisations salariales ainsi que les cotisations patronales.

L’employeur doit renseigner mensuellement la masse salariale de son entreprise via la DSN (la Déclaration Sociale Nominative). Ainsi l’URSSAF et autres organismes de protection sociale peuvent avoir des informations sur les salariés de l’entreprise.

1.1 Les composantes d’un calcul de masse salariale

Le calcul se fait donc en additionnant les salaires, les primes et les cotisations salariales. Si on prend en compte les charges patronales dans son calcul, on parle alors de masse salariale chargée. Si on inclut les indemnités de licenciement, on parle de masse salariale budgétaire.

1.1.1 Les rémunérations brutes et les primes

On parle de rémunération brute pour désigner le salaire composé du salaire de base et des cotisations sociales, des cotisations à la mutuelle ainsi que de tous les prélèvements d’impôts. La rémunération brute comprend aussi toutes les primes ainsi que les heures supplémentaires et les avantages en nature.

1.1.2 Les cotisations salariales et patronales

Il est nécessaire de comprendre ce qui est entendu par cotisations salariales et patronales. Tout d’abord, les cotisations sociales sont des prélèvements sur les salaires bruts. Ils sont destinés à financer les prestations sociales comme la retraite, le chômage ou encore la sécurité sociale. Ces cotisations ne sont pas uniquement à la charge du salarié. Il y a une partie dite « charge salariale » qui est payée par ce dernier, tandis qu’une autre partie dite « charge patronale » est prise en charge par l’employeur.

1.1.3 Les provisions des congés payés et les avantages natures

Une provision pour congés payés est à comptabiliser, lorsque le salarié n’a pas pris tous ses congés payés, à la fin de l’exercice comptable. Les entreprises doivent comptabiliser les charges sociales et fiscales correspondant à ces droits.

1.1.4 Les indemnités de licenciement

Le calcul de la masse salariale budgétaire prend en comptes les indemnités de licenciement (sans les cotisations patronales). L’indemnité de licenciement représente une des indemnités versées par l’entreprise au collaborateur, lors de la rupture de son contrat de travail.

Toutefois, Tout salarié ayant 8 mois d’ancienneté a droit à l’indemnité légale de licenciement, sauf en cas de faute grave ou lourde.

2. Calcul de la masse salariale brute de l’entreprise

Le calcul est simple à faire si on a tous les éléments qu’on prend en compte. Il s’agit de l’addition de toutes les rémunérations brutes et primes des salariés. En d’autres termes, le calcul se fait comme suit : les salaires bruts + les primes + les cotisations salariales afférentes.

Pour rappel, on exclus les avantages en nature et les charges patronales du calcul de la masse salariale brute. Si on souhaite les inclure, on calcule alors la « masse salariale chargée » c’est-à-dire, la masse salariale qui inclut les cotisations patronales.

3. Meilleures pratiques pour un calcul précis de la masse salariale

Pour avoir un calcul précis, il faut bien identifier tous les coûts qui en font partie et leur évolution dans le temps (prime variable, démission d’un collaborateur…). Il est nécessaire d’avoir un calcul précis, car ce dernier renseigne immédiatement, en le rapprochant du chiffre d’affaires, du poids qu’elle représente dans les résultats de l’entreprise.

Alors que certaines entreprises considèrent que c’est un indicateur davantage administratif et fiscal, il semble pertinent d’y voir un enjeu RH stratégique. En effet, en comparant plusieurs années consécutives, on peut constater l’évolution de son CA par rapport à celui de la masse salariale et observer un réel apport des RH dans la réussite de l’entreprise.

Pour une bonne budgétisation, il faut bien considérer les éléments de rémunération variables comme les primes sur objectif qui ne sont pas fixes et dépendent de la productivité des salariés.

Tout au long de l’année, on doit considérés et corrigés les écarts pour les tableaux de bord afin qu’on ajuste le prévisionnel en fonction des dépenses réelles.

3.1 Tenir à jour les dossiers des salariés

La variabilité des effectifs est un facteur à prendre en compte et à analyser avec le plus de précision possible. Tenir les dossiers du personnel à jour est donc capital pour considérer aussi bien les départs programmés (comme les départs en retraite) mais aussi ceux qui ne le sont pas (licenciement, démission…).

3.2 Utiliser un logiciel de paie pour simplifier le quotidien

Il est clair que la masse salariale représente l’un des plus gros postes de dépenses de l’entreprise. Elle doit être bien gérée au risque de peser l’équilibre de l’entreprise. Investir dans une solution dédiée présente une réelle opportunité et permet un pilotage correctif et anticipatif de la masse salariale.

En effet, on peut projeter, scénariser et décider en connaissance de cause, de la meilleure organisation tout en ayant une information fiable sur son coût. Clairement, cela contribue à optimiser l’atteinte des objectifs de performance de l’entreprise.

Un logiciel de paie va réellement simplifier le quotidien des RH. Il permet en quelques clics de simuler la masse salariale dans le cadre du processus de révision salariale. Il présente plusieurs fonctionnalités en fonction des besoins qui permettent de simuler les différents coûts pour une meilleure maîtrise des données salariales. En scénarisant des hypothèses, il est possible de planifier avec précision les coûts globaux et éviter les omissions « tragiques ».