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L’implémentation d’un SIRH en entreprise n’est pas toujours un challenge aisé. D’ailleurs, c’est souvent suite à des difficultés rencontrées au cours du déploiement, que le projet SIRH se retrouve délaissé et oublié. Beaucoup d’entreprises pensent qu’il suffit juste d’outiller les collaborateurs pour que cela fonctionne. Or, on ne peut débuter son projet SIRH qu’en prenant du recul sur ses méthodes de travail et sa culture d’entreprise. Sans cela, la solution peut se révéler incompatible aux besoins de l’entreprise et à la réalité des équipes.
4 étapes capitales avant de choisir son SIRH
Etape 1 : Faire un audit de l’existant
Il s’agit de s’interroger sur les méthodes de travail. Cela doit concerner tous les départements et faire l’objet d’entretiens auprès des collaborateurs et des expertises variées. Aussi bien auprès de la direction que des équipes. Il convient de s’interroger sur les processus actuels : demandes de congés, formation…et évaluer leurs perceptions : processus pénibles ou complexes à réaliser, tâches chronophages… ?
Les administrateurs (à savoir la DRH, les managers ou la DSI) qui auront à utiliser le SIRH doivent être impliqués dès le début du projet SIRH afin qu’ils réalisent le potentiel de cet outil et son intérêt pour eux.
Etape 2 : Cartographier les processus RH
Après ce minutieux premier audit, l’entreprise doit être capable d’identifier les processus existants pouvant être optimisés. Pour y arriver, il est pertinent de cartographier les processus RH afin d’obtenir une vision globale des méthodes et identifier les points problématiques avec plus de facilité. Pour y arriver, il faut lister de manière exhaustive chacune des tâches administratives RH à effectuer par les collaborateurs et étudier tout le parcours nécessaire pour réaliser cette tâche.
Si on prend l’exemple de la demande de congés, le collaborateur doit remplir une demande de congés et la transmettre à son supérieur, qui doit donner son accord, avant que la RH, également, approuve cette demande. On se rend compte rapidement que cette tâche demande beaucoup de temps et de papier. Il serait alors dans l’intérêt de la RH de supprimer le papier, de revoir le circuit d’approbation, de centraliser les données, et d’envoyer des alertes en temps réels à l’aide d’un SIRH.
Etape 3 : Elaborer un cahier des charges
Une fois les attentes collectées et les processus à améliorer sélectionnés, il est temps de mettre noir sur blanc les objectifs de ce logiciel SIRH. Le cahier des charges doit permettre de répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont les attentes de l’entreprise ?
- Qui va utiliser le SIRH ?
- Quel périmètre ?
- Y a-t-il des contraintes légales, conventionnelles et organisationnelles ?
- Le SIRH (re)couvre-t-il une solution déjà existante ?
Le budget doit, aussi, être anticipé avec minutie, avant de sélectionner le SIRH le plus adapté aux besoins. Le rétroplanning constitue aussi un point important à ne pas négliger pour avoir un suivi budgétaire précis.
Etape 4 : Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH
Piloter un projet SIRH exige une équipe pluridisciplinaire. Ce n’est pas l’affaire des RH uniquement, on y retrouve aussi la direction générale ainsi que la direction des systèmes d’informations (DSI). Il est très important de s’assurer dès le début, de l’implication de l’équipe et la présence des savoir-faires nécessaires pour mener à bien le projet. Ce qui peut rester complexe, c’est que cette équipe présente différents enjeux et le chef de projet doit arriver, malgré tout, à rendre les choses possibles et aligner les enjeux propres. Cette même personne doit assurer le suivi budgétaire précis et du respect de celui-ci.
