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La digitalisation des fonctions support n’a pas échappé à cette vague de digitalisation que vit l’entreprise. Celle de la Direction des Ressources Humaines est une priorité car elle permet aux responsables RH de mieux accompagner la totalité de l’entreprise dans son évolution, notamment grâce à la dématérialisation du dossier collaborateur. Même si cela nécessite un certain investissement, la dématérialisation présente des avantages considérables pour l’organisation.
Dématérialisation du dossier collaborateur : de quoi parle-t-on ?
Il faut savoir que pour chaque collaborateur, il y a jusqu’à 300 documents différents et possibles durant toute sa carrière (bulletins de salaire, congés, demande d’avance sur salaire…). C’est donc une grande quantité d’informations que l’entreprise est sensée gérer et stocker.
Sans compter que de nouvelles exigences liées au RGPD ont obligé l’entreprise à mieux organiser toutes ces données liées aux salariés. Pour répondre aux attentes de mobilité et d’accessibilité, le dossier collaborateur doit évoluer vers la dématérialisation et permettre d’exploiter les données RH en temps réel.
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ceux relatifs à la paie (fiches de salaires, demandes d’avances, primes…), à l’évolution de sa carrière (changement de poste, promotions, formations…);
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à sa santé (arrêts maladie, accidents du travail…);
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à l’évaluation et la discipline (entretiens annuels, blâmes…);
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au départ du salarié (démission, retraite, licenciement…).
Les avantages de la dématérialisation du dossier collaborateur
Mais cette dématérialisation apporte d’autres avantages également. Voici un top 3 non exhaustif pour mieux évaluer l’intérêt de cette dématérialisation.
1- Une productivité optimisée
La suppression des procédures manuelles permet un gain de temps important qui se traduit par un gain de productivité. Avec un outils de gestion du personnel, il est possible de dématérialiser toute la gestion administrative des collaborateurs : registre du personnel, contrats de travail, gestion des absences… et ainsi se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Sans compter que cette dématérialisation du dossier collaborateur offre un outil d’aide à la décision pertinent en permettant de générer des tableaux de bord et d’exporter toutes les données en temps réel.
2- Une meilleure perception de la fonction RH et de l’image employeur
Cette autonomie apportée au collaborateur permet de lui apporter des réponses rapides à ses demandes et de réduire les délais de réponses à ses questions. La dématérialisation du dossier collaborateur améliore la relation entre collaborateurs et service RH en permettant une meilleure circulation de l’information.
Il est aussi possible de paramétrer des alertes pour être informé en temps réel sur l’évolution de différents indicateurs et réagir rapidement. Grâce à la dématérialisation et l’automatisation des processus, l’entreprise renvoie une image moderne, dynamique et jeune qui attire les meilleurs talents souhaitant évoluer dans une structure qui capitalise sur ses collaborateurs.
3- Sécurisation et protection des données
La dématérialisation du dossier collaborateur permet un stockage sécurisé des données RH en conformité avec la loi et les exigences du RGPD. Cet archivage permet de garder toutes ces informations dans ce qu’on appelle un coffre numérique sécurisé. Les risques de perte sont réduites voire quasi-nuls, puisqu’en cas de cambriolage ou de catastrophe naturelle (inondation, incendie…), les documents sont protégés.
