Pourquoi mettre en place un processus d’intégration ? Et quelles bonnes pratiques adopter ?
Vos nouvelles recrues, ou vos collaborateurs en mobilité, prennent leur nouvelle fonction, vous souhaitez leur offrir une excellente expérience pour les fidéliser et faciliter leur intégration. Et pour cela, le service RH se doit de mettre en place un processus d’onboarding bien étudié, même si, bien souvent et à tort, l’intérêt porté aux nouveaux collaborateurs s’estompe après leur recrutement.
L’onboarding, ou l’intégration, est une phase cruciale dans le parcours du collaborateur. En effet, 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un facteur essentiel pour améliorer la rétention de leurs salariés.
Intégration, c’est quoi ?
L’intégration, appelée également onboarding, désigne l’accompagnement du nouvel arrivant (formalités administratives, formalisation et partage des missions, familiarisation avec la culture d’entreprise, socialisation …) depuis la signature de son contrat, jusqu’à la prise totale de sa fonction et son autonomie dans son nouveau poste.
Contrairement aux idées répandues, l’intégration n’est pas uniquement un déjeuner de bienvenue, ni une formation ou la planification de la première journée, mais un accompagnement continu visant à permettre au nouvel arrivant de devenir un collaborateur autonome et compétent.
La durée de la période d’intégration varie selon la complexité du poste. Elle peut, en effet, se poursuivre après la période d’essai et peut même se déployer sur une année.
Intégration, pourquoi ?
En quête de productivité immédiate, certains employeurs s’attendent à ce que le nouveau collaborateur soit directement opérationnel. Or, cette approche est contre-productive, le temps alloué à l’onboarding n’est pas un temps perdu, mais un investissement profitable qui offre, sur le long terme, plusieurs avantages.
1. Découvrir son poste
Peu importe le niveau d’expérience du nouveau collaborateur, celui-ci a besoin d’une période d’adaptation. Nouvel environnement, nouvelles missions, nouvelle façon de faire… tout cela suscite l’inconfort du collaborateur.
Grâce à un processus d’intégration bien organisé, le collaborateur découvre progressivement son poste et ce que l’on attend de lui. Cela lui permet aussi de répondre aux besoins de l’entreprise, de monter en compétence et d’atteindre la performance attendue.
Sans cette phase, l’employé peut se sentir submergé par les attentes et les exigences. La motivation diminue et le collaborateur peut alors être tenté de vouloir quitter son poste.
2. S’accoutumer à la culture
Au fur et à mesure de son parcours d’intégration, le collaborateur se familiarise aux valeurs et aux habitudes qui régissent l’entreprise. Intégrer la culture, c’est adopter « l’esprit », et l’ambition de l’entreprise. La socialisation avec les équipes de travail facilite l’intégration du collaborateur dans un esprit collectif en développant son appartenance.
3. Adaptation des compétences aux postes
Un onboarding de qualité comprend nécessairement un parcours de formation. Le but est de compléter, contextualiser et adapter les compétences du nouveau collaborateur aux exigences du poste.
La formation permet au nouveau collaborateur de renforcer ses compétences, d’adopter les bonnes méthodes de travail et donc d’être plus efficient plus vite dans son poste. Même si la période de formation s’allonge, son impact sur la performance du collaborateur est incontestable.
Onboarding, que des avantages !
1. Moins de dépense, moins de turnover !
Négliger l’accompagnement du collaborateur après son recrutement est un non-sens qui provoque de la désorganisation et pèse sur le corps social, sur la productivité et également sur le budget de l’entreprise. En effet, le coût de remplacement d’un employé varie de 30 à 150% de son salaire.
En investissant dans un parcours d’intégration, l’entreprise offre un accueil de qualité et des conditions favorables au développement du collaborateur. « Le plaisir dans le métier met la perfection dans le travail » Aristote. Une bonne expérience d’intégration motive le personnel, améliore la rétention et diminue ainsi les dépenses relatives au recrutement et à la formation.
2. Améliorer la marque employeur
Toute entreprise a une résonance sur le marché de travail, une réputation qui la distingue et qui doit être soignée pour améliorer l’attractivité des talents. Lorsqu’il s’agit de la marque employeur, ce n’est pas le discours de l’entreprise qui compte, mais celui des collaborateurs.
Il est donc important de faire bonne impression et de perfectionner son processus d’intégration. Cela est susceptible de transformer les collaborateurs en un levier qui promeut l’entreprise sur le marché de travail.
78% des candidats examinent la réputation de l’entreprise avant de postuler, un processus d’onboarding est alors indispensable, vous n’aurez jamais une deuxième chance pour faire bonne première impression auprès des collaborateurs.
Les SIRH pour perfectionner le processus d’intégration
1. Mettre en place un plan d’intégration
Le processus d’intégration ne s’improvise pas, il est donc nécessaire de procéder à une planification minutieuse qui s’insère dans une logique d’intégration unifiée, en harmonie avec la culture de l’entreprise.
Adopter un SIRH est la clé pour un onboarding de qualité, en effet, grâce à une solution de gestion de ressources humaines, le service RH ou le manager peut suivre en temps réel l’avancement du processus tout en impliquant les personnes en charge de l’intégration, pour tout ou partie.
Il est également possible d’affecter des tâches sous forme d’une checklist automatique pour standardiser et organiser le processus d’intégration.
2. Accélérer les formalités administratives
A son premier jour de travail, le nouveau collaborateur est submergé par les procédures administratives, il passe alors la moitié de sa journée entre le service RH et le service de comptabilité pour fournir, préparer et signer les documents relatifs au recrutement. Il est alors recommandé de digitaliser le processus via la mise en place d’un SIRH.
Un logiciel de gestion RH permet d’accélérer et d’automatiser les formalités administratives, le collaborateur peut alors recevoir, envoyer et signer électroniquement tous les documents.
3. Autonomiser la découverte de l’entreprise
Le service RH, le mentor et le manager sont appelés à répondre aux différentes interrogations du nouveau collaborateur. Cependant, et bien souvent, le collaborateur hésite à poser des questions de peur d’encombrer ses collègues ou son supérieur hiérarchique.
L’entreprise peut remédier à cette problématique en s’appuyant sur un SIRH pour allouer une certaine autonomie au recruté et mettre à sa disposition toute sorte de documents utiles (règlement, organigramme, annuaire des salariés…). Il peut alors consulter et télécharger librement les documents pour découvrir l’entreprise et ses spécificités.
4. Optimiser le processus de formation des nouveaux collaborateurs
Même si le nouvel arrivant possède les compétences requises pour le poste, il a toujours besoin d’un accompagnement pour contextualiser ses compétences aux attentes de l’entreprise et pour se familiariser aux nouvelles méthodes de travail.
Pour cela, le service RH peut s’appuyer sur un SIRH pour personnaliser et planifier le programme de formation.
Une solution RH permet de dresser un référentiel précis des qualifications, talents et compétences du nouveau collaborateur, cela permet de bien identifier les besoins de formation et d’optimiser alors la montée en compétence.
En plus, les RH peuvent également planifier un programme de formation, suivre son avancement et évaluer l’acquisition de connaissances.
Plusieurs entreprises sous-estiment l’importance de l’onboarding, mais « bâcler » le parcours d’intégration engendre des dépenses supplémentaires et une perte de productivité pour l’entreprise.
Aujourd’hui, la mise en place d’un parcours d’intégration est devenue incontournable pour toutes les entreprises. En effet, les stratégies d’emploi à vie sont désormais obsolètes, les employés ne dépassent pas en moyenne plus de quatre ans et demi dans un même poste. Il est donc conseillé de penser onboarding !
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