Les organisations font quotidiennement face à des congés imprévus et à l’absentéisme en général du personnel. Une absence qu’elle soit longue ou courte apporte alors des contraintes et perturbe le bon déroulement de l’activité. Cette perturbation peut alors s’amplifier encore plus lorsqu’il s’agit des secteurs sensibles comme celui de la santé, de l’hôtellerie, du retail ou de la sécurité d’où la nécessité d’assurer une bonne gestion des remplacements.
Qu’est-ce que le remplacement ?
Le remplacement désigne l’action de procéder à un nouveau recrutement à court ou à long terme pour couvrir un poste inoccupé, et ce, jusqu’à la reprise ou le retour de la personne absente en court ou longue absence.
L’absentéisme peut être dû à :
- Stage de formation
- Accident du travail
- Maladie
- Congé maternité ou paternité
- Congé annuel
- Ou des raisons dites de cas de forces majeures
Une entreprise peut également procéder à un recrutement temporaire pour accroître sa productivité afin de répondre à une hausse d’activité. Dans ce cas, la nouvelle recrue ne remplace pas un autre employé, mais elle renforce l’équipe pour une période déterminée.
La gestion d’un remplacement ne s’improvise pas, elle est complexe et exige rigueur et qualité. C’est, en effet, l’une des principales préoccupations des organismes surtout pour ceux dont l’activité est continuelle (fournisseur, usine, hôpital). Il est donc important de mettre en place un dispositif efficace pour optimiser le processus de remplacement.
La gestion du remplacement, un défi de taille
Rien n’est plus frustrant pour la direction qu’une absence imprévue.
À la dernière minute, vous apprenez que le neurologue de votre hôpital, le comptable de votre entreprise ou le pompier de votre caserne s’absente. L’activité de l’organisation risque donc de ralentir voire s’arrêter.
Il est alors urgent de remplacer l’employée au plus tôt, la contrainte de temps prend toute son ampleur. En effet, plus longtemps le poste reste inoccupé et plus les conséquences peuvent s’avérer fortes pour l’activité de l’organisation. D’un autre côté, les procédures traditionnelles de remplacement peuvent prendre du temps en prenant en compte le traitement des candidatures, les entretiens, la « paperasse » administrative, la gestion des contrats…La digitalisation de la gestion du remplacement devient alors une obligation pour faire face aux imprévus.
Pourquoi digitaliser la gestion du remplacement ?
Il devient donc indispensable de se procurer un logiciel de gestion du remplacement pour rendre le process fluide et pertinent. En effet, l’automatisation des remplacements offre plusieurs avantages.
1- Des remplaçants à portée de clic
Un vivier de candidats est une base de profils présélectionnés par l’entreprise et qui peuvent l’épauler en cas d’absence de l’un de ses employés.
Plus de perte de temps avec les fichiers Excel, les CV papier et les emails ! Les profils des candidats sont centralisés et répertoriés dans une CVthèque dématérialisée. Une solution de gestion des remplacements permet donc d’effectuer un sourcing élargi et d’avoir des candidats qualifiés et rapidement mobilisables.
2- L’urgence n’est plus synonyme de stress
Une absence peut avoir un impact direct sur le niveau de service. Procéder rapidement à un remplacement permet alors de sécuriser le processus de continuité d’activité.
Cependant les RH se retrouvent souvent dans l’obligation de contacter les candidats un par un pour qualifier les profils et vérifier les disponibilités. Le processus est chronophage et énergivore.
La digitalisation des processus de remplacement répond à cette contrainte et permet alors d’affronter les situations d’urgence avec des solutions certaines. Fini les heures perdues à échanger avec les candidats par téléphone, une solution de gestion des remplacements apporte une solution de réactivité et permet alors de faire rapidement le lien entre le candidat, le service RH et le responsable garant du bon déroulement de l’activité. Il suffit généralement de quelques clics pour poster et diffuser une mission comme pour y postuler.
3- Simplification des procédures administratives RH
Une fois le candidat sélectionné, le service RH doit préparer les formalités administratives nécessaires pour compléter le contrat (remplir des papiers, impression, signature des deux parties, DPAE…), mais ce parcours est long et ne répond pas aux besoins urgents de remplacement.
Grâce à une automatisation du processus, le logiciel de gestion de remplacement accélère les différentes phases de préparation de contrats et des exigences administratives.
Le gain de temps est particulièrement important pour le service RH qui doit assurer la jonction entre la gestion administrative RH quotidienne et la gestion plus ou moins délicates des carrières.
4- Tout est répertorié !
Évolution du réseau de remplaçants, suivi de la progression des candidatures …, une solution de gestion des remplacements permet de garder le fil de vos recrutements et apporte une vue d’ensemble du suivi RH
Une solution de gestion des remplacements par rapport aux agences d’intérim
Solution de gestion du remplacement :
L’entreprise procède rapidement aux remplacements en toute autonomie
Economie de paperasse et digitalisation du processus administratif
L’entreprise choisit elle-même en un clic son candidat et améliore la qualité du remplacement
L’entreprise possède un vivier présélectionné
Agence d’intérim :
L’entreprise dépendra toujours d’un organisme externe tout au long de la phase de remplacement
L’entreprise prend en charge les formalités et la lourdeur administrative afférente
L’agence propose un candidat à l’entreprise ce qui ne garantit pas sa qualification
Paiement de commission à l’agence à chaque recrutement
