Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs : conseils et fiche d’intégration en PDF !

A l’époque actuelle, les entreprises accordent de plus en plus d’importance à la rétention et au recrutement de talents. Et, dans ce dernier cas, l’erreur commise par la plupart des entreprises consiste à se concentrer uniquement sur la phase de recrutement et à négliger la phase de l’intégration des nouveaux collaborateurs. Cela entraine par conséquent un fort taux de départ ressenti comme des échecs de recrutement, particulièrement pendant la période d’essai. Pour cette raison, le processus d’intégration d’un nouveau salarié doit être bien préparé. Comment réussir alors l’onboarding d’un.e salarié.e ?

Les enjeux cruciaux de l’intégration des nouveaux collaborateurs

Intégrer un nouveau collaborateur présente des enjeux aussi bien pour l’entreprise que pour les employés. En premier lieu, l’intégration présente des enjeux au niveau du coût de recrutement. En effet, selon Mozart consulting, le coût d’une intégration ratée peut atteindre entre 50 000 euros et 100 000 euros, en fonction du poste de l’employé. Une autre étude de TeamStage déclare que 20% des recrues quittent leur emploi après 6 mois. Ces chiffres parlent d’eux même, une mauvaise intégration peut entraîner un échec du processus de recrutement. De même, selon une étude menée par Digitate, les employés ayant eu une expérience d’intégration négative sont deux fois plus enclins à chercher un autre emploi ailleurs. En outre, en plus de la nécessité de réduire les dépenses liées aux échecs de recrutement, l’intégration joue un rôle clé dans la réduction du taux du turnover. L’intégration va permettre au nouveau collaborateur de trouver sa place dans l’entreprise et de se familiariser avec son nouvel environnement de travail. Il est donc important de bien préparer cette phase et de digitaliser les processus de recruement.

Impact de l’intégration sur la rétention des nouveaux collaborateurs

La célèbre citation de David Swanson « on n’a pas de deuxième chance de faire une première bonne impression. » rappelle que les premiers mois suivant l’arrivée d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise constituent la période au cours de laquelle se forge son opinion à propos de celle-ci. Une première impression favorable est donc inestimable. Pour y réussir, il faut préparer soigneusement cette phase. Une expérience d’intégration positive permet de limiter le turnover tout en fidélisant les employés. A contrario, une intégration ratée a non seulement des conséquences financières désastreuses, mais aussi, des impacts sur la rétention du nouvel employé :

• 10 % des employés démissionnent en raison d’une expérience d’accueil inadéquate. (CareerBuilder)
• 6 employés sur 10 décident de rompre leur contrat pendant la période d’essai : cela démontre encore plus que la période d’essai est décisive pour la rétention des collaborateurs
• 4% des nouveaux collaborateurs quittent leur entreprise après le 1er jour et 22% du turn-over survient dans les 45 premiers jours (APEC)

L’importance de l’intégration pour la cohésion d’équipe

L’intégration des nouveaux collaborateurs ne se limite pas seulement au premier jour qui suit son arrivée. Les moments communs sont des leviers indispensables pour renforcer la cohésion d’équipe. Rien de mieux qu’un team building destiné au nouvel employé avec le reste de l’équipe pour développer l’esprit d’équipe et créer des liens solides. Ces moments partagés renforcent les relations au sein de l’entreprise. Ils contribuent aussi à créer un environnement de travail positif, où chaque employé se sent valorisé et intégré.

Conséquences d’une mauvaise intégration sur la productivité

Une mauvaise intégration entraîne des conséquences sévères, aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise. Tout d’abord, ne pas donner de l’importance à l’intégration signifie que le collaborateur ne sera pas capable à effectuer ses missions correctement. Il peut résulter alors une dégradation de la productivité en fonctions des tâches qui lui sont déléguer. Cette situation peut engendrer un sentiment sceptique pour le collaborateur et une démotivation. En parallèle, le manque de productivité génère automatiquement des pertes financières. Ne pas respecter les délais, les erreurs commises et le manque d’efficacité engendre une baisse de la rentabilité. Le processus d’intégration d’un nouveau salarié dure en moyenne 6 à 8 mois pour qu’il soit totalement opérationnel et productif dans son poste. Durant cette période, plusieurs étapes jouent un rôle important dans la réussite de prise de poste.

L’intégration comme reflet de la culture d’entreprise

La culture d’entreprise est primordiale pour l’intégration des nouveaux collaborateurs. Elle se considère comme étant un élément central de la marque employeur. Cependant, il est évident qu’un nouvel employé rencontre des difficultés à se familiariser avec la culture d’entreprise. Afin d’aider un nouvel employé à s’intégrer dans la culture d’entreprise, maintenir une communication régulière est l’une des méthodes les plus efficaces.

Modèle de fiche d’intégration des nouveaux collaborateurs : éléments clés à inclure 

Trouver le meilleur candidat pour un poste ne suffit pas, il faut également l’accompagner tout au long de son intégration pour qu’il prenne son poste dans les meilleures conditions. L’arrivée d’une nouvelle recrue nécessite une préparation à l’avance et ce n’est pas de l’improvisation. Il s’agit de préparer un plan d’intégration en vue de permettre au nouveau collaborateur de s’adapter avec son nouvel environnement professionnel. Selon une étude menée par Glassdor, un processus d’intégration d’un nouveau salarié solide peut améliorer son taux de rétention de 82 %. Pour que la dernière étape du processus de recrutement soit une réussite, l’entreprise doit préparer une fiche d’intégration. Voici les éléments essentiels à inclure :

1. Informations de base sur l’entreprise 

La culture d’entreprise est un élément fondamental de la marque employeur. Elle comporte son histoire, sa vision globale, ses objectifs de développement et son fonctionnement. Faire découvrir au nouvel employé la culture d’entreprise crée un sentiment d’appartenance. En somme, il est primordial qu’il reçoive toutes les informations essentielles sur l’entreprise. Certaines entreprises ont adopté des techniques innovantes pendant cette phase. Prenant l’exemple de l’Oréal, qui a développé une application mobile dédié aux nouvelles recrues. Son objectif est de faire découvrir sa culture interne par l’intermédiaire de jeux interactifs. Une manière supplémentaire de mettre à profit le digital dans le processus d’intégration d’un nouveau salarié. Ce qui est aussi pertinent pour les intégrations à distance.

2. Guide des premiers jours

Les premiers jours de l’intégration des collaborateurs présentent une opportunité en or pour bien accueillir le nouvel employé et l’aider à gagner en agilité dans son nouvel environnement de travail. Le nouveau collaborateur doit se sentir encadré dès son arrivée. C’est son manager qui doit l’accueillir. Celui-ci lui parle de la culture et des valeurs de l’entreprise, les conditions de travail, et les règles à respecter, etc.  Une visite de l’entreprise est fortement recommandée afin de le familiariser avec les autres membres de l’équipe ainsi que son parrain. A cette phase, le livret d’accueil d’entreprise et le guide des premiers jours seront utile pour faciliter son intégration dans l’entreprise.

3. Présentation de l’équipe et des principaux contacts

La présentation de l’équipe est une étape à ne pas négliger. En effet, elle joue un rôle important dans la création des liens. Cette étape offre l’opportunité au nouvel employé de connaître et rencontrer toute l’équipe. Le nouveau collaborateur peut se sentir déconnecté et isolé de l’équipe. C’est pour cette raison que les présentations doivent être bien structurer et créer de manière à renforcer un sentiment d’appartenance. Cela permet également aux membres de l’équipe actuelle de faire connaissance avec le nouvel employé. Il est possible également d’affecter un parrain à la nouvelle recrue.

4. Overview des processus et outils à maîtriser 

Une fois la phase de découverte de l’équipe terminée, vient la phase d’installation du nouvel employé. Il est essentiel de s’assurer que tous les éléments dont il a besoin soient en place et fonctionnent correctement, tels que :

• La création des identifiants d’accès aux outils et logiciels
• La vérification du bon fonctionnement des outils utilisés par le nouvel employé
• La configuration de l’adresse e-mail pro

Comment un logiciel SIRH peut faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

La gestion de l’intégration occupe une position très importante au sein de chaque service RH. En effet, bien préparer ce process est indispensable pour que les nouvelles recrues se sentent à l’aise et pour baisser le taux de Turnover, tout en augmentant leurs productivités dès les premiers jours. D’ailleurs, il ne faut pas oublier que l’intégration des nouveaux collaborateurs est un investissement non seulement pour l’équipe, mais aussi pour l’entreprise. Afin de faciliter et de réussir l’expérience d’intégration, il est recommandé d’utiliser un logiciel RH d’onboarding. Ce logiciel permet de gérer et de suivre le process d’intégration d’un nouveau salarié. Il peut être utilisé pour :

• Fournir les documents essentiels au nouvel employé avant même leur arrivée
• Offrir une expérience personnalisée
• Assurer la conformité aux exigences réglementaires
• Suivre la progression du nouvel employé durant leur onboarding
• Assurer la sécurité des données du nouvel employé

Dans ce cadre, pour assurer une bonne expérience d’intégration, HRMAPS propose un logiciel SIRH qui sera sans aucun doute l’atout qui fera la différence. Grâce au SIRH HRMAPS, vous pouvez faciliter vos démarches administratives et améliorer l’accompagnement des nouveaux collaborateurs. Cela vous fera gagner du temps.

Conclusion

Avec une procédure d’intégration bien préparée de A à Z, il y a plus de chance que les nouveaux collaborateurs restent plus longtemps dans l’entreprise. Avec les évolutions technologiques et grâce au SIRH, chaque nouvelle recrue est intégrée directement dans un parcours d’onboarding. Cerise sur le gâteau ! Avec HRMAPS, vous pouvez personnaliser vos process d’intégration des nouveaux collaborateurs.