Marketplace RH - Connecteurs aux logiciels RH tiers pour éviter la double saisie

Une interface ou connecteur permet d’échanger des données entre un logiciel SIRH, par exemple, et les différents logiciels RH déjà existants dans l’entreprise. En effet, il permet de récupérer une information d’un logiciel X pour la transférer vers un logiciel Y, et vice-versa, ou encore déclencher une action dans un logiciel X à la suite d’une manipulation dans le logiciel Y.

Vous connaissez sûrement le temps perdu à saisir ou à modifier les données des collaborateurs. En effet, la création des profils des nouveaux collaborateurs, dont les informations doivent être saisies manuellement et souvent à plusieurs reprises et dans différents logiciels, est un processus long et sans valeur ajoutée. C’est à ce moment qu’une interface ou connecteur SIRH se révèle comme étant la meilleure solution pour simplifier ce process et gagner du temps. Et donc ce temps peut être utiliser à meilleur escient.

L’avantage majeur d’un connecteur est d’assurer la communication entre le logiciel SIRH et les logiciels RH tiers (dont les logiciels de paie et de gestion des temps). Cette synchronisation permet d’avoir des données homogènes et à jour dans l’ensemble des logiciels RH voire les autres logiciels métiers de l’entreprise sans intervention humaine et donc sans double saisie. Ainsi, le connecteur libère les RH des tâches chronophages de saisie manuelle et garantit des données fiables et à jour dans l’ensemble des logiciels sans effort.

Marketplace RH – connecteurs disponibles

Des connecteurs sont disponibles dans la marketplace RH de HRMAPS. N’hésitez pas à nous contacter pour développer des intertfaces si votre logiciel ressource humaine n’est pas listé dans la Marketplace RH.

Un connecteur standard est généralement facile à installer et à configurer, permettant de réduire les coûts de mise en œuvre. De plus, en cas de montée de version, l’éditeur s’engage à assurer la maintenance continue. En revanche, une interface est spécifique, conçue pour s’adapter à n’importe quel logiciel RH mais de manière spécifique. Elle nécessite souvent un développement approfondi parce que personnalisé, pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Choix entre un connecteur standard et une interface :

Le choix entre un connecteur standard et une interface dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. Si la spécificité et la personnalisation sont essentielles, une interface est la solution la plus adaptée. Cependant, si la rapidité de mise en place et la maintenance continue sont essentielles, un connecteur standard est la solution la plus adaptée.

Connecteurs standards et interfaces de la marketplace RH :

Divers logiciels RH sont disponibles dans la marketplace RH de HRMAPS. Selon la configuration de ces logiciels, HRMAPS a mis en place des connecteurs ou des interfaces. Nous vous invitons à prendre contact avec nous pour aller dans les détails.

La synchronisation de votre logiciel de paie à votre SIRH offre plusieurs avantages.

Elle permet notamment de récupérer du temps tantôt sur la gestion RH tantôt sur la gestion de paie. En effet, les données du logiciel de paie et du SIRH cohabitent dans un même système. Les données entrées dans le SIRH, absences, notes de frais, éléments variables… sont directement envoyées et synchronisées sur le logiciel de paie. Cette connectivité permet de centraliser et de gérer la donnée depuis un seul et même support.

Elle permet également la suppression des doubles saisies et la réduction des erreurs ce qui génère un temps non négligeable aux RH et aux comptables.

Lors de l’interfaçage d’un SIRH et d’un logiciel de paie, on distingue deux types de flux.
Le premier flux se lance depuis le logiciel de paie vers le SIRH, par exemple lors de l’ajout d’un collaborateur, d’un contrat de travail, des RTT, etc.

Le deuxième type de flux démarre du SIRH vers le logiciel de paie, par exemple les absences, les éléments variables de paie ou les heures supplémentaires.

Ce va et viens d’information synchronisé renforce la cohérence et l’harmonisation des données dans un écosystème interconnecté.

Connecter le SIRH HRMAPS à un logiciel GTA représente de nombreux avantages pour la gestion et le suivi des données RH.
En effet, mettre en place des flux automatisés entre un SIRH et un logiciel GTA permet de :

• Automatiser la remontée des données salariées saisies dans HRMAPS, que ce soit lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur ou lors de la mise à jour des données existantes, directement vers le logiciel GTA sans intervention humaine et sans double saisie
• Remonter les flux d’absence du logiciel GTA vers le SIRH HRMAPS. Cette connexion permet d’afficher les absences saisies dans la GTA dans les plannings HRMAPS et ainsi visualiser des plannings à jour des équipes dans HRMAPS. Cette interface permet aussi de ne pas avoir à planifier des entretiens ou des sessions de formation pour des collaborateurs absents

Marketplace RH : HRMAPS se connecte au logiciel GTA via les connecteurs standards suivants : Octime et NetTime, soit via des interfaces avec tout autre logiciel de GTA.

Dans le cadre de l’interopérabilité des solutions RH, l’une des priorités est de s’assurer de la compatibilité des différentes solutions sélectionnées.

L’interconnexion des solutions RH s’effectue au travers de 3 étapes essentielles :

1) Identifier les flux de données RH à synchroniser :

Il faut étudier le besoin en matière de données RH à transférer. À titre d’exemple, l’import des données des collaborateurs, des contrats de travail, des absences etc…

En conclusion, cette 1ère étape consiste à identifier les flux de données RH à synchroniser et à choisir quel logiciel sera le maître.

2) Sélectionner le type d’interface optimale

L’import de fichiers est fréquemment utilisé pour transférer des données entre différents logiciels. Le processus implique généralement l’exportation des données du logiciel A et leur importation dans le logiciel B. Deux différentes méthodes sont couramment utilisées :

• L’import manuelle : nécessite une intervention humaine pour transférer les données RH d’un logiciel à un autre
• L’import automatique : est possible de plusieurs façons. Soit via l’utilisation des fichiers plats, soit par le biais d’un API
• Les fichiers plats : se caractérise par le format le plus couramment utilisé pour échanger des données dans les entreprises en raison de leur compatibilité avec plusieurs logiciels, ce qui facilite le partage de données
• L’API : se distingue comme l’une des méthodes les plus performantes pour le transfert des données. Son fonctionnement est le suivant : il s’agit d’un intermédiaire facilitant la communication entre deux solutions différentes et offrant un échange de données efficace. Parmi les avantages, c’est sa capacité à transférer des données en temps réel, contribuant ainsi à réduire le risque d’erreurs liées à la manipulation manuelle des fichiers

3) Créer des workflows entre le SIRH et le logiciel RH

Un workflow est un ensemble de tâches qui s’exécute pour réaliser une opération définie. Dans le cadre de l’interconnexion des données RH entre le logiciel SIRH HRMAPS et les logiciels tiers, les workflows sont configurés dans le Core RH de HRMAPS. Ce dernier permet d’automatiser les tâches pour qu’elles s’effectuent automatiquement à partir d’une étape prédéfinie.

Pour conclure, la création de workflows est une étape primordiale dans l’optimisation de l’interconnexion des logiciels.

La synchronisation entre un SIRH et une solution de Paie est un travail technique complexe visant à interfacer les deux logiciels.

Chaque logiciel (SIRH ou Paie) se compose de deux éléments : programmes et données.

Les programmes permettent la réalisation de diverses actions comme le calcul de note de frais ou des absences via l’exploitation des données stockées dans les logiciels.

Grâce à la synchronisation, une même donnée peut être exploitée aussi bien par le logiciel de paie que par le SIRH. Toutefois, l’utilisation des données est différente. Chaque logiciel peut utiliser une donnée pour en produire une nouvelle qui sera à son tour exploitée différemment par l’autre logiciel. C’est pour cela que lorsque l’on parle de synchronisation on évoque le terme écosystème, car les logiciels interagissent entre eux en harmonisant les données dans une logique cohérente.

Nombreux sont les DRH qui se demandent si la synchronisation présente un risque de perte de données ou si les flux entre les logiciels sont sécurisés.

La synchronisation entre le logiciel de Paie et le SIRH n’impacte en aucun cas la sécurité des données. Tous les flux sont protégés et les informations facilement accessibles selon des droits d’accès 100% paramétrables préservant ainsi leur confidentialité.