Fondée en 1924 à Lavans-les-Saint-Claude sous le nom de “Moquin-Breuil”, la société SMOBY a débuté son parcours en se spécialisant dans la fabrication de pipes en bois. Au fil des années, l’entreprise a connu une expansion significative et a fini par changer son nom pour devenir SMOBY, tout en élargissant son domaine d’activité pour se consacrer à la conception, la production et la distribution de jouets destinés aux enfants.
Aujourd’hui, la société SMOBY représente un effectif de 380 collaborateurs, parmi lequel 6 membres sont affectés au département des Ressources Humaines. En 2020, l’entreprise a fait le choix de s’appuyer sur HRMAPS pour la gestion des talents, notamment la gestion des entretiens et des formations. Depuis la mise en place du SIRH, SMOBY a notablement amélioré son efficacité opérationnelle, renforcé le suivi de son personnel et assuré la conformité réglementaire.
1. Quels étaient vos enjeux pour la mise en place d’un logiciel SIRH ?
Notre priorité était de gérer efficacement les campagnes d’entretiens professionnelles, le bilan à 6 ans et les formations obligatoires pour répondre aux obligations légales et pas seulement. Notre démarche s’étendait bien au-delà !
L’acquisition d’un SIRH visait à doter notre organisation d’un outil puissant, capable de surveiller de près les parcours salariés, l’évolution des compétences des collaborateurs et de favoriser leur développement, pour leur proposer des plans de carrière alignés sur leurs ambitions, tout en étant en phase avec la stratégie RH de SMOBY.
2. Pourquoi avez-vous choisi HRMAPS, quel(s) critère(s) de choix ?
HRMAPS a apporté une réponse concrète et complète à nos enjeux
Avec nos 380 collaborateurs, SMOBY, en tant que PME, requiert un SIRH reflétant une approche pragmatique de la réalité. Il était essentiel de ne pas nous retrouver avec un outil “usine à gaz”, complexe et lourd. Nous avons démarché plusieurs éditeurs SIRH, et nous avons pris peur ! Nous cherchions plutôt une solution fonctionnelle, simple et adaptée à la taille d’une PME/ETI.
3. Comment s’est déroulée la phase de mise en production du SIRH HRMAPS ?
Nous avons lancé le projet HRMAPS en plein contexte de pandémie de Covid-19, ce qui a considérablement compliqué les choses ! La réorganisation des équipes, conjuguée à la disponibilité limitée des intervenants internes et des acteurs HRMAPS, ont causé des obstacles lors de la phase projet.
En collaboration étroite avec les équipes de HRMAPS, nous avons pris la décision de recommencer le processus depuis le début.
Dès la reprise, le projet s’est déroulé de manière optimale. La gestion de projet était cadrée et industrialisée, rythmée par des points de suivi réguliers, que ce soit en visioconférence ou en présentiel, afin de procéder à une évaluation approfondie de notre progression.
Au cours des phases initiales de paramétrage du SIRH, une attention particulière a été accordée à la révision exhaustive de la base de données salariés. Un consultant HRMAPS nous a accompagné méthodiquement à chaque étape du projet. Son assistance a été importante pour la construction d’une base de données salariés propre et complète, intégrant l’historique complet des formations et des parcours de chaque employé, depuis le jour de leur intégration.
Cette proximité et ce soutien ont grandement facilité la mise en production du SIRH HRMAPS.
4. Comment vous gérez les qualifications avec HRMAPS ?
Avant la mise en place du SIRH HRMAPS, notre gestion des qualifications reposait sur des fichiers Excel, des répertoires, des classeurs et du papier. Nous avons beaucoup de qualifications à gérer, le faire manuellement était complexe, consommait du temps et pouvait entrainer des erreurs et des risques de retard.
Nous avons paramétré toutes les qualifications dans HRMAPS ainsi que le système d’alerte pour chaque type d’habilitation (qu’il s’agisse des chariots élévateurs, des ponts roulants, des habilitations électriques ou des formations SST).
Aujourd’hui, grâce au SIRH HRMAPS, il nous est extrêmement aisé de consulter les statuts des qualifications, de trier en 1 clic celles qui arrivent à échéance et de déclencher directement toutes les sessions de formation nécessaires.
HRMAPS nous permet d’être proactif et de prendre les mesures nécessaires pour garantir que nos collaborateurs disposent des qualifications requises pour exercer leurs fonctions en toute sécurité.
Ce qui se révèle extrêmement bénéfique aujourd’hui, c’est que nous avons pu optimiser notre efficacité opérationnelle. Le SIRH HRMAPS est un outil visuel et très simple d’utilisation grâce auquel nous avons économisé un temps précieux sur la gestion des qualifications.
5. Comment HRMAPS a été support lors de l’audit RH pour la certification ISO 50001 ?
La certification ISO 50001 est une certification de la maîtrise de l’énergie et concerne tous les départements de l’entreprise, aussi bien la production que les ressources humaines. Pour la partie RH, cette norme est axée sur la gestion des qualifications en lien avec la maîtrise de l’énergie.
Un audit a été réalisé pour évaluer la manière dont SMOBY garantit que ses équipes possèdent les compétences requises dans le domaine de la maîtrise de l’énergie et pour vérifier que les collaborateurs concernés ont été correctement formés et sont aptes pour intervenir efficacement sur la maîtrise de l’énergie.
HRMAPS nous a permis de ressortir facilement toutes les informations RH nécessaires pour l’audit. L’auditeur a été favorablement impressionné par le travail de collecte et de reprise de l’historique des compétences de nos employés, remontant jusqu’à 2004. Cette capacité à retracer le parcours de chaque collaborateur de manière instantanée depuis HRMAPS a été saluée.
6. Quel ROI observé avec l'utilisation de HRMAPS ?
Il est clair que sans l’apport de HRMAPS, il serait difficile d’atteindre notre niveau RH actuel. Cette solution nous offre une double avancée : d’une part, une sécurité accrue face aux risques de contentieux significatifs, et d’autre part, une allocation plus judicieuse du temps vers des tâches stratégiques.
Le ROI en termes de temps gagné est complexe à quantifier. Cependant, il est indéniable que HRMAPS a considérablement réduit le temps dévolu aux tâches chronophages. Cela nous a permis de rediriger nos ressources vers l’analyse des données et la prise de décisions éclairées en matière de gestion des talents et nous avons gagné en qualitatif et en valeur ajoutée.
7. Deux points forts de HRMAPS ?
Honnêtement, nous sommes satisfaits de notre collaboration avec HRMAPS et nous le recommandons aux RH désireux de mettre en place un SIRH :
- Les équipes sont toujours à l’écoute : nous avons le sentiment que les nouveaux développements et les améliorations se font en se basant sur les besoins clients et les évolutions légales. Il y a une interactivité permanente entre les équipes, le binôme chef de projet HRMAPS et chef de projet en interne permet d’avoir un accompagnement continu pour faire évoluer nos pratiques en interne. Nous saisissons chaque occasion pour formuler des observations et exprimer des besoins spécifiques lors de nos réunions régulières avec HRMAPS. Les consultants RH de HRMAPS sont très à l’écoute et sont toujours prêts à aider. Ils sont également très flexibles et capables de s’adapter à nos besoins.
- SIRH collaboratif : contrairement à la méthode traditionnelle de travail, où chaque membre de l’équipe opère de manière isolée, HRMAPS favorise une approche collaborative et transparente. L’outil permet à tous les membres de l’équipe (selon les permissions de chacun) d’accéder facilement aux données nécessaires, facilitant ainsi la communication et la coordination entre les différents acteurs du département RH. La gestion des informations liées aux RH est non seulement plus efficace, mais également plus collaborative, offrant ainsi un environnement de travail plus fluide et intégré.
