La Fondation Arc-en-Ciel optimise ses RH pour une croissance sereine
Reconnue d’utilité publique, la Fondation Arc-en-Ciel a fêté ses 40 ans en 2021. Ses 4 pôles (médico éducatif handicap, personnes âgées et aide à domicile) regroupent 1 200 salariés au sein de 12 établissements. Elle s’est construite ces dernières années en intégrant des associations mono établissement en Bourgogne Franche Comté. Cette phase de croissance rapide a nécessité une harmonisation des pratiques RH et, plus globalement, la digitalisation des processus.
C’est en objectivant les compétences nécessaires et détenues que l’on arrivera à construire des plans pertinents répondant pleinement aux besoins de la Fondation Arc-en-Ciel. La solution permet de réduire la part subjective des échanges, de professionnaliser le salarié et de responsabiliser chacun sur le but d’un entretien.
Stephanie DANEZIS – Directrice des Ressources Humaines
Le contexte de la mise en place d’une démarche GEPP
La Fondation Arc-en-Ciel a repris des établissements ayant des cultures et des pratiques RH hétérogènes. En 2019, nous avons souhaité nous inscrire dans le cadre de la GEPP. En premier lieu, une formation assurée par le GRIEPS (groupe de recherche et d’intervention pour l’éducation des professions sanitaires et sociales) nous a apporté l’outillage méthodologique pour élaborer notre cartographie des compétences, élément nécessaire étant donnée la grande variété de métiers au sein de la Fondation.
Un COPIL a travaillé par la suite sur ce référentiel et s’est vite rendu compte que sans un outil adapté, le projet ne pourrait pas décoller. La décision de déployer un outil RH a également mis en lumière l’importance d’avoir au sein de la structure une personne dédiée à la gestion, au paramétrage et à l’accostage de ce type de projet afin que le déploiement se déroule de manière optimale.
SIRH HRMAPS édition Santé Médico-Social : un choix stratégique adapté à nos exigences
Nous avions examiné quelques solutions SIRH du marché sans établir de cahier des charges précis, mais en sachant précisément ce que nous cherchions : une solution RH évolutive et paramétrable sans perte de temps. Une démonstration efficace nous a convaincus de la logique d’utilisation de HRMAPS. De plus, le logiciel SIRH ayant un connecteur vers la GTA OCTIME, notre outil de gestion du temps de travail, l’interfaçage faisait sens dans le cadre d’une intégration du SIRH. Par ailleurs, des échanges auprès d’autres acteurs du secteur de la santé nous ont confortés dans notre choix.
Enjeux RH de la Fondation Arc-en-Ciel
Structuration des entretiens et une meilleure gestion des compétences
Avant de mettre en place la GEPP, la Fondation Arc-en-Ciel a fait le choix d’établir une cartographie des compétences. Cette décision découle de la nécessité d’identifier les compétences actuellement présentes au sein de l’organisation, l’écart avec les compétences attendues aujourd’hui et demain et de créer des parcours professionnels et individuels permettant de réduire ces écarts.
Un autre point à souligner est que l’entretien professionnel et la cartographie des compétences sont deux éléments étroitement liés. Au sein de la Fondation Arc-en-Ciel, les entretiens professionnels répondaient principalement à une logique réglementaire. Le service RH a rapidement voulu gagner en visibilité sur ces processus en alignant entretiens professionnels, entretiens annuels et tous les autres types d’entretiens.
C’est en objectivant les compétences nécessaires et détenues que l’on arrivera à construire des plans pertinents répondant pleinement aux besoins de la Fondation Arc-en-Ciel. La solution permet de réduire la part subjective des échanges, de professionnaliser le salarié et de responsabiliser chacun sur le but d’un entretien.
Stephanie DANEZIS – Directrice des Ressources Humaines
Le but : Faire gagner du temps aux RH afin qu’ils puissent se concentrer sur la partie réflexive et les échanges avec les collaborateurs.
Logiciel SIRH HRMAPS : que des bénéfices pour la Fondation Arc-en-Ciel
Le premier bénéfice constaté par le service RH est l’harmonisation des pratiques, des supports et de l’approche au niveau des établissements de la Fondation Arc-en-Ciel :
Nous partions d’Excel et du papier avec de grandes disparités. Désormais, nous sommes plus vigilants dans le suivi et le respect des échéances. Plus précisément, nous pouvons identifier clairement le parcours d’un salarié à travers son expérience dans la Fondation. Nous pouvons donc mieux gérer sa mobilité là où nous n’avions que du papier, ce qui représentait une grande perte de temps.
En effet, qu’il s’agisse d’un entretien annuel ou professionnel, il est question d’atteinte d’objectifs, de projets professionnels, de formation et de besoins des salariés.
Tout cela entre dans le cadre d’un processus global de digitalisation des processus RH et d’automatisation de certaines tâches (calcul de périodicité, récupération du dernier entretien, etc.).
Depuis que nous avons mis en place HRMAPS au sein de notre entreprise, notre gestion RH a été révolutionnée. Avant, nous avions du mal à suivre les données des employés, à gérer les compétences et à analyser nos effectifs de manière efficace. Finalement et avec HRMAPS, tout est devenu plus fluide !
Clément PIDOUX – Chargé RH
Le rôle important de HRMAPS en matière de gestion de la mobilité
Grâce à HRMAPS, nous avons la vue globale sur l’ensemble des salariés. Un talent particulier dans un établissement peut grandir au sein d’un autre. En effet, être aide-soignante en cardiologie ou en Ehpad n’appelle pas strictement les mêmes compétences. Le logiciel SIRH HRMAPS nous permet d’identifier et accompagner les souhaits de mobilité interne tout en vérifiant que la personne a les compétences requises.
Mise en place du SIRH pour la Fondation Arc-en-Ciel
S’affranchir de la technique grâce au SaaS : HRMAPS est RGPD Ready
La Fondation Arc-en-Ciel a opté pour le mode SaaS afin de ne pas être bridée par des problématiques purement techniques. En tant qu’hébergeur de données de santé, la Fondation Arc-en-Ciel s’est organisée très rapidement pour respecter les exigences du RGPD et a nommé un DPO (data protection officer).
Ainsi, lors de la mise en place de HRMAPS, le respect des logiques RGPD par l’éditeur a permis assez rapidement au DPO de la Fondation Arc-en-Ciel d’autoriser la RH à poursuivre la mise en œuvre.
Déploiement du SIRH HRMAPS : cadencer un planning serré et ambitieux
Le calendrier et la méthodologie ont été affinés avec l’équipe de déploiement HRMAPS et le consultant métier. La démarche était double : harmoniser pratiques et méthodes en interne puis les intégrer dans l’outil. La mise à plat des process s’est déroulée fin 2021, puis un macro-calendrier en est sorti pour l’année suivante.
Tout compte fait, trois mois ont été nécessaires pour assainir les bases de données. Donc, une fois les bases assainies, le déploiement de HRMAPS a pu s’accélérer et se concrétiser.
Cela nous a soulagé de nombreux aspects techniques et de coûts additionnels dont nous nous étions souciés dès l’entrée en vigueur de la réglementation
Stephanie DANEZIS – Directrice des Ressources Humaines
Les forces de HRMAPS pour la Fondation Arc-en-Ciel
Initialement orientée vers un SIRH à la carte, la Fondation Arc-en-Ciel a finalement fait le choix de l’édition Santé Médico-Social du SIRH HRMAPS.
Avant d’adopter HRMAPS, la gestion des ressources humaines dans la Fondation Arc-en-Ciel était un défi constant. En effet, la paperasse et les processus manuels nous ralentissaient et nous empêchaient d’être vraiment efficaces.
Ainsi, le SIRH HRMAPS nous a offert une suite complète de modules avancés qui ont simplifié notre démarche GEPP. Tout est désormais géré de manière transparente et efficace !
Clément PIDOUX – Chargé RH
Un SIRH prêt à l’emploi
En effet, l’adaptation d’un SIRH aux spécificités du secteur Médico-Social est un projet épuisant qui demande temps et ressources. Ainsi, l’aspect packagé, complet et simplifié de l’édition ESMS du SIRH HRMAPS nous a orienté dans notre choix.
Avec ces modules préconfigurés et prêts à l’emploi (évaluation, formation, indicateurs), HRMAPS a donc su apporter une réponse concrète et complète à nos enjeux RH.
Un accompagnement par des experts métier
Le déploiement SIRH est un projet d’envergure et complexe. Des premiers blocages sont apparus au lancement du projet.
Face à ces difficultés, HRMAPS a mis sur pied une “task force” constituée de consultants RH de forte expertise et spécialisés dans le médico-Social. Ces acteurs nous ont accompagné à chaque étape du déploiement, à l’aide à la prise en main et ont assuré l’assistance au démarrage afin de rendre le SIRH HRMAPS opérationnel dans les meilleurs délais.
Les équipes support client HRMAPS sont toujours disponibles pour répondre à nos questions et résoudre nos problèmes rapidement. Grâce à HRMAPS, notre département RH est plus efficace que jamais.
Un mot pour la fin ?
Depuis que nous avons mis en place HRMAPS, nous avons constaté une amélioration significative de l’efficacité opérationnelle de notre département RH. Je recommande vivement HRMAPS à toute entreprise cherchant à moderniser sa gestion des ressources humaines.
Clément PIDOUX – Chargé RH
Parmi nos références
Leurs collaborateurs sont plus performants avec le logiciel SIRH HRMAPS
