Logiciel de gestion des entretiens

À l’approche de la fin ou du début de l’année, de nombreuses entreprises exigent que les responsables convoquent les membres de leur équipe à un entretien individuel. Plusieurs textes régissent la pratique de l’entretien individuel afin d’éviter tout abus et de garantir le respect des droits de chaque employé. Conformément aux articles L1222-1 à L1222-5 du Code du travail, l’employeur est tenu d’utiliser des outils d’évaluation de la performance des employés objectives, transparentes et non discriminatoires pour ses salariés : « Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les outils d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie ».
La mise en place d’un logiciel de gestion des entretiens annuels permet d’uniformiser les processus RH, de structurer les échanges entre managers et collaborateurs et de centraliser les données RH. Il en résulte une meilleure lisibilité des besoins en compétences, des souhaits de formations et d’évolution et une prise de décision facilitée.

À quoi sert l’entretien individuel annuel en entreprise ?

L’entretien individuel annuel en entreprise a pour objectif d’évaluer les compétences acquises par le collaborateur au cours de l’année, ainsi que la concrétisation des objectifs qui lui ont été assignés. C’est une occasion pour l’employeur de mesurer la progression professionnelle de l’employé, d’identifier ses points forts et les domaines où des améliorations pourraient être apportées. Il est important de noter que l’employeur n’a pas le droit de poser des questions personnelles ou discriminatoires, telles que la santé, la vie maritale ou les projets familiaux, conformément aux principes de respect de la vie privée au sein de l’environnement professionnel. Configurer des trames dans le logiciel de gestion des entretiens annuels permet de structurer le déroulement de l’échange et d’éviter tout dépassement lors d’un entretien individuel annuel.

Quels sont les différents entretiens individuels dans la vie d’un salarié ?

Le parcours professionnel d’un employé est ponctué par plusieurs types d’entretiens individuels, certains étant obligatoires tandis que d’autres demeurent facultatifs.
1. Les entretiens individuels obligatoires :

• Entretien professionnel obligatoire : pour les entreprises de plus de 50 collaborateurs. L’objectif est d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur, notamment en termes de qualifications et d’emploi
• Entretien forfait jours : chaque collaborateur soumis à une convention de forfait jours doit bénéficier d’un entretien annuel individuel. Cet entretien aborde des sujets tels que la charge de travail, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, ainsi que la rémunération
• Entretien télétravail : si le travail de l’employé s’effectue régulièrement en dehors des locaux de l’entreprise en utilisant les technologies de l’information et de la communication, l’employeur doit organiser au moins un entretien par an. Cet entretien porte notamment sur les conditions d’activité et la charge de travail
• Entretien préalable au licenciement : indépendamment du motif de licenciement envisagé (personnel ou économique), la réglementation exige un entretien préalable au licenciement. Cette étape permet à l’employeur d’expliquer la mesure de licenciement envisagée et au salarié de présenter ses observations. Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à un risque indemnitaire et prud’hommal significatif
• Bilan à 6 ans : ceest destiné aux entreprises de plus de 50 collaborateurs. Son objectif est double : identifier les besoins en formation et aider à évoluer professionnellement

2. Les entretiens facultatifs :

• L’entretien d’embauche : l’entretien d’embauche vise à valider la concordance du profil du candidat avec les compétences requises pour le poste
• L’entretien d’évaluation : l’entretien d’évaluation annuel est souvent mis en place par les employeurs, généralement une fois par an. Son objectif est d’évaluer de manière objective et transparente les performances du collaborateur au cours de la période écoulée. Il contribue également à respecter l’obligation générale d’adaptation de l’employé aux évolutions de son emploi
• Les entretiens avec les représentants du personnel : Les représentants du personnel ont la possibilité de solliciter un entretien annuel individuel en début de mandat représentatif. Cet entretien porte sur les modalités concrètes d’exercice du mandat au sein de l’entreprise, en relation avec l’emploi occupé

Le logiciel entretien RH HRMPAS permet de gérer les différents entretiens individuels dans la vie d’un salarié, qu’ils soient des entretiens professionnels obligatoires ou facultatifs.

Pourquoi digitaliser les entretiens individuels ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens offre de nombreux avantages significatifs, tant pour les employeurs que pour les employés :

• La digitalisation des RH permet une gestion RH plus efficace des données et des informations liées aux performances des collaborateurs. Un logiciel de gestion des entretiens facilite le suivi des objectifs, l’enregistrement des réalisations et la documentation des compétences acquises, créant ainsi une base de données centralisée pour l’évaluation des performances RH
• La digitalisation des ressources humaines offre la possibilité d’utiliser des outils RH d’analyse de données pour identifier des tendances et des opportunités d’amélioration
• Elle améliore l’accessibilité et la flexibilité des échanges entre les employés et les gestionnaires. Les entretiens virtuels permettent des discussions plus régulières et facilitent la communication à distance, ce qui est particulièrement bénéfique dans un contexte de travail hybride ou de télétravail
• En automatisant certaines tâches liées à la gestion administratives du personnel grâce à un logiciel de gestion des entretiens, les entreprises peuvent également gagner du temps et se concentrer davantage sur des discussions significatives et sur le développement professionnel des employés
• La digitalisation permet une intégration harmonieuse avec d’autres outils RH tels que les logiciels RH de gestion des talents, les outils pour évaluer les compétences, les plateformes d’apprentissage en ligne et les solutions d’analyse de données RH, créant ainsi un écosystème digital cohérent pour la gestion des talents

Comment bien réussir un entretien individuel ?

Pour garantir la pertinence et l’efficacité des entretiens individuels, il est essentiel de souligner les objectifs sous-jacents à cette évaluation, car ils peuvent varier considérablement. Que la priorité soit d’accroître les performances RH au sein de l’équipe, d’envisager des perspectives d’évolution des compétences, de recadrer un collaborateur ou de favoriser la communication, il est essentiel de clarifier ces enjeux. En établissant clairement le cadre des entretiens individuels, les collaborateurs seront mieux à même de comprendre la raison d’être de cet entretien.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens annuels permet de planifier, préparer et structurer l’échange pour qu’il soit le plus efficace possible.

L’entretien annuel professionnel constitue une opportunité de dialogue avec son supérieur, permettant d’évaluer ses propres compétences, de communiquer ses attentes et de discuter de son avenir au sein de l’entreprise. Il implique la formulation de questions, la réflexion sur l’année écoulée et la revue des moments marquants, le tout dans un environnement propice à l’échange. Au cours de cet entretien annuel d’évaluation, il est envisageable de répertorier les aspects positifs et perturbants des missions, d’analyser les réussites et les échecs de l’année précédente, d’aborder les missions confiées et les relations professionnelles. De plus, il est possible de formuler des propositions conduisant à des orientations réalistes et mesurables telles que axes d’amélioration, formations ou évolutions à mettre en place pour l’année suivante. Parfois, il s’agit même de collaborer pour trouver des solutions en cas de différend

Pour mener à bien les EAP, il est conseillé de mettre en place un logiciel de gestion des entretiens annuels d’évaluation. Véritable outil RH, il offre un gain de temps et d’efficacité, en centralisant et archivant les données pour un suivi équitable des objectifs et un meilleur pilotage RH.

Qu’est-ce qu’un EAP ?

L’évaluation annuelle des employés est un instrument de gestion des ressources humaines pour l’employeur, favorisant le dialogue avec le salarié, l’évaluation de ses performances passées et l’établissement d’objectifs pour l’année suivante.

Même si l’entretien annuel d’évaluation est généralement optionnel, une convention collective peut le rendre obligatoire pour l’entreprise. Il offre à l’employé l’opportunité de faire le bilan de ses compétences, d’envisager son avenir professionnel, et d’explorer des possibilités de formation.

Depuis mars 2014, les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation d’organiser à chaque salarié un entretien professionnel :

• Tous les 2 ans, à partir de sa date d’arrivée
• Tous les 6 ans, un bilan récapitulatif du parcours professionnel doit également être réalisé
• Mais aussi un entretien obligatoire de reprise, après une longue durée d’absence (congé maternité, sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois, etc.)

Avec le logiciel de gestion des entretiens professionnels HRMAPS, anticipez, gérez et suivez vos entretiens professionnels obligatoires :

• Historisation des entretiens individuel professionnels et les bilans à 6 ans
• Des rappels automatiques à l’approche des entretiens
• Suivi de l’évolution des compétences de vos collaborateurs
• Exportation facile des documents en cas de contrôle URSSAF

L’entretien professionnel et annuel, même s’ils sont étroitement liés, représentent deux concepts distincts. Voici les principales divergences entre ces deux types d’entretiens :

L’entretien annuel :

Il s’agit d’une entrevue organisée entre un employé et son supérieur hiérarchique, se déroulant une fois par an, généralement à la fin de l’année.
L’entretien annuel d’évaluation vise à faire le point sur le travail accompli au cours de l’année écoulée, à discuter des réalisations, des objectifs atteints, des difficultés rencontrées, et à évaluer la performance RH des collaborateurs.

Cet entretien RH peut également être l’occasion de définir de nouveaux objectifs pour l’année suivante et de discuter des opportunités de développement.

L’entretien professionnel obligatoire :

Cet entretien est un dispositif légal en France, introduit par la loi du 5 mars 2014 et doit être réalisé tous les deux ans. L’entretien professionnel obligatoire a pour objectif de favoriser l’évolution professionnelle des collaborateurs.

Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien individuel professionnel met davantage l’accent sur le développement des compétences et l’évolution de la carrière à long terme. En effet, l’employeur et le collaborateur échangent sur les perspectives d’évolution professionnelle, les formations suivies, les compétences acquises et les projets d’évolution de carrière.

Il est cependant essentiel de souligner que l’entretien professionnel obligatoire ne remplace pas l’entretien annuel d’évaluation. Tandis que l’entretien annuel se concentre généralement sur la performance RH des collaborateurs au cours de l’année écoulée, l’entretien professionnel obligatoire a un objectif plus large, axé sur le plan de développement des compétences et l’évolution de la carrière à long terme.

Grâce au logiciel de gestion des entretiens, tous les échanges sont enregistrés et facilement consultables depuis le portail RH, tant par les responsables que par chaque collaborateur.

Pour la fonction RH, le temps consacré à ces entretiens représente souvent un moment crucial de l’année, mais également un moment redouté en raison de la charge de travail substantielle nécessaire pour les exploiter pleinement et leur donner tout leur sens. Le logiciel SIRH simplifie la gestion en harmonisant les processus ressources humaines.

Pour les managers, le travail est facilité, car l’outil de gestion des entretiens permet de pré-remplir l’historique des formations suivies, les objectifs de l’entretien professionnel des années précédentes et les compétences acquises. D’ailleurs, un processus bien structuré est essentiel pour garantir des échanges constructifs et exploitables. Découvrez comment optimiser les entretiens d’évaluation en 5 étapes afin d’en tirer un maximum de bénéfices pour les collaborateurs et l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des entretiens ?

Le logiciel de gestion des entretiens simplifie l’intégralité du processus d’évaluation. Les collaborateurs ont la possibilité d’approuver ou de solliciter un report de la date d’entretien en réponse à la convocation.

Ils peuvent accéder à tout moment au portail RH, leur permettant ainsi de préparer leur rencontre en amont et à leur propre rythme. Par la suite, ils reçoivent un compte-rendu détaillé qu’ils peuvent signer en un simple clic depuis le logiciel RH.

La planification des entretiens peut être une tâche chronophage. Le logiciel de gestion des entretiens centralise les données RH relatives à chaque cycle d’entretien. Grâce à des paramétrages personnalisés, le logiciel de gestion des entretiens offre la possibilité d’extraire des listes de personnes concernées par les entretiens, éliminant ainsi le besoin de rechercher la date d’entrée de chaque employé dans leur dossier personnel pour suivre les cycles d’entretiens.

La vue d’ensemble sur l’état d’avancement des campagnes d’entretien RH offre des repères précis aux responsables. Ils disposent, dans l’outil de gestion des entretiens, d’informations en temps réel et peuvent ainsi valider chaque étape pour passer à la phase suivante en quelques clics.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens facilite la connexion entre le capital humain et la performance de l’entreprise. Les objectifs individuels sont consolidés dans l’application RH, fournissant aux responsables des informations facilement accessibles pour identifier les axes de gestion RH tels que la gestion des compétences, la gestion des carrières et la gestion des performances RH individuelles et collectives.

Comment choisir un logiciel de gestion des entretiens ?

Optimiser les ressources humaines, automatiser des tâches autrefois chronophages, améliorer la gestion des performance RH, centraliser les données RH, assurer la conformité réglementaire et perfectionner la gestion des entretiens sont autant d’avantages à tirer de l’adoption d’un logiciel SIRH.

Le choix d’un outil RH dépend des attentes spécifiques de l’organisation, du budget disponible et des paramètres prioritaires pour l’entreprise. La sécurité des données constitue un enjeu crucial, ce qui souligne l’importance de sélectionner soigneusement la logiciel ressources humaines avant de prendre toute décision.