Logiciel BDESE

La base de données économiques sociales et environnementales est un document qui regroupe toutes les données chiffrées liées à l’entreprise : orientations économiques et sociales, bilan social, données comptables et financiers, impact environnemental… Ainsi, toutes ces informations sont centralisées dans une base de données qui doit être mises à jour régulièrement. Ce document est obligatoire en France pour les entreprises d’au moins 50 salariés.
La base de données économiques, sociales et environnementales constitue un support essentiel et obligatoire pour les consultations des IRP (Instances Représentatives du Personnel) auprès du Comité Social Économique (CSE entreprise) ou du CE.
De même, elle permet aux IRP d’avoir une vision claire sur l’activité RH et la gestion du personnel de l’entreprise.

Les éléments qui doivent figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales dépendent de l’effectif de l’entreprise et de ce qui a été négocié avec les partenaires sociaux. Le modèle BDESE peut être défini selon un accord collectif. Mais en cas de désaccord, ce sont les articles R.2312-8 et R.2312-9 du code du travail qui fixent les éléments qui doivent y figurer.

Selon le code du travail, art. L2312-2, la fréquence de la mise en place de la base de données économiques, sociales et environnementales dépend du nombre de collaborateurs

• De 50 à 299 salariés : une mise à jour doit être réalisée au moins tous les deux mois
• De plus de 300 salariés : une mise à jour est requise au moins une fois par mois.

Ces fréquences de la mise à jour de la base de données économiques, sociales et environnementales permettent de garantir la fiabilité des données afin de faciliter le pilotage de l’activité RH, d’améliorer la gestion RH et l’administration du personnel et les échanges avec le CSE entreprise et les représentants du personnel.

La mise en place de la BDESE est imposée par le code du travail pour toutes les entreprises de 50 salariés et plus, dans le cadre du renforcement du dialogue social entre l’employeur et les instances représentatives du personnel, notamment le CSE entreprise.

En effet, la base de données économiques, sociales et environnementales regroupe en un seul outil RH l’ensemble des données utiles à l’information et à la consultation du comité : orientations stratégiques, situation financière, gestion des RH, conditions de travail, politique sociale, égalité professionnelle, santé sécurité travail, indicateurs environnementaux, etc.

L’objectif de cette obligation est double :

1. Donner au CSE et au représentant du personnel une vision claire et globale de la stratégie et du fonctionnement de l’entreprise (dont la gestion du personnel)
2. Favoriser un échange équilibré entre la direction et les représentants du personnel, sur la base d’informations fiables et partagées

Au-delà de l’aspect réglementaire, elle est également un outil de pilotage RH. Elle permet de structurer les données sociales et économiques dans un tableau de bord social, facilitant l’analyse des indicateurs RH et leur suivi en temps réel pour une gestion du personnel efficace.

Dans le but d’assurer sa conformité et sa mise à jour régulière, de nombreuses entreprises optent pour un logiciel BDESE. Cet outil RH permet de centraliser automatiquement les données, sécuriser les accès, gérer les droits de consultation et garantir le respect des obligations réglementaires en matière de droit du travail et de gestion administrative du personnel.

La comité social et économique (CSE) et les représentant du personnel sont ceux qui ont un accès libre et en permanence à la base de données économiques, sociales et environnementales. Cependant, d’autres acteurs, qui ne font pas partie du CSE, peuvent aussi consulter ponctuellement la base de données économiques et sociales. C’est le cas, par exemple, du médecin du travail ou de l’inspecteur du travail dans le cadre d’un contrôle. Dans ce cas, la mise en place d’un logiciel BDESE est recommandée pour simplifier les accès et le partage.

Dans le cas où, les données économiques, sociales et environnementales sont incomplètes ou obsolètes, le CSE entreprise peut saisir le tribunal pour contraindre l’employeur à fournir les informations nécessaires voire manquantes.

Bon à savoir : les données présentes dans la base de données économiques, sociales et environnementales sont confidentielles par défaut. L’employeur doit donc préciser la durée de leur confidentialité.

La base de données économiques, sociales et environnementales a été instaurée par le code du travail pour structurer le dialogue social et améliorer la transparence au sein des entreprises. Son rôle est central dans les relations entre l’employeur et les représentants du personnel, notamment le CSE entreprise.

Ses principaux objectifs sont les suivants

• Renforcer le dialogue social entre employeur et CSE : les représentants du personnel doivent accéder à l’ensemble des données clés de l’entreprise. Grâce à ces informations regroupées, les échanges entre la direction et le comité social et économique se font sur des bases partagées. Cela favorise un dialogue équilibré et constructif, conforme aux principes du droit social
• Gagner du temps dans la gestion administrative : plutôt que de compiler manuellement les documents pour les consultations du CSE et les instances représentatives du personnel, un logiciel SIRH allège la charge administrative du personnel et des ressources humaines, évite les oublis et les erreurs et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Sécuriser les données : la sécurisation des données est un défi de taille pour les entreprises. Un outil BDESE doit garantir un haut niveau de sécurité des données RH

Bon à savoir : la mise en place de la BDESE est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Pour respecter les exigences du Code du travail, il est recommandé d’utiliser un logiciel BDESE (compris dans le logiciel SIRH HRMAPS) pour automatiser les process, faciliter la génération de la base de données économiques, sociales et environnementales et gagner du temps.

L’outil BDESE HRMAPS mécanise les calculs, la mise en page et simplifie la diffusion aux CSE entreprise et aux représentants du personnel :

• Générez automatiquement la base de données économiques, sociales et environnementales depuis notre logiciel BDESE
• Gagnez du temps, en fiabilité et boostez votre performance rh
• Assurez votre conformité réglementaire en toute sérénité

Si une entreprise ne met pas en place un outil BDESE, elle s’expose à un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE pouvant aller jusqu’à 7 500 € (article L. 2317-1 du Code du travail).
En l’absence de contenu BDESE à jour, le CSE entreprise peut saisir le tribunal judiciaire. Le juge peut alors obliger l’employeur à communiquer les données manquantes sous astreinte. Cette démarche s’appuie sur le droit du travail et vise à garantir l’exercice effectif des missions du comité.

Lorsqu’une entreprise atteint un certain seuil d’effectif, elle n’est pas tenue de la mettre en place immédiatement, toutefois, il existe des délais de mise en place de la BDESE à respecter.

• Seuil franchi de 50 salariés : délai d’un an pour créer et mettre en place l’outil BDESE
• Entreprises créées avec plus de 50 salariés : délai de deux ans pour mettre en place la base de données économiques, sociales et environnementales

La base de données économiques, sociales et environnementales est soumise à un cadre légal strict, et toute omission ou non-conformité peut avoir des conséquences significatives pour les entreprises, notamment sur le plan financier.

• Toutes les entreprises de plus de 50 salariés sont dans l’obligation de fournir une BDESE aux différents partenaires sociaux

• Pour les entreprises ayant 300 salariés ou plus, la base de données économiques, sociales et environnementales doit être conservée uniquement en format numérique. Un logiciel BDESE permet de respecter cette obligation réglementaire

• Le non-respect de la constitution de la base de données économiques, sociales et environnementales ou l’obstruction à sa mise à jour sont considérés comme des délits d’entrave, entraînant une amende de 7 500 €
• Pour les personnes morales engagées, le montant de l’amende peut atteindre 37 500 €
• En cas de récidive, le montant de la pénalité peut grimper jusqu’à 75 000 €

C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel SIRH est essentiel pour garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires et éviter les risques de lourdes sanctions.

Notre logiciel ressources humaines permet non seulement de constituer une BDESE obligatoire à jour, mais aussi d’assurer un suivi rigoureux des indicateurs RH sociaux, ce qui aide le service RH à optimiser les ressources humaines et les processus RH.

Gérer plusieurs CSE et produire un grand nombre de base de données économiques, sociales et environnementales est souvent complexe. Cependant, avec le logiciel SIRH HRMAPS, vous automatisez l’ensemble du processus RH ! Désormais, vous pouvez :

• Générer en un instant toutes vos modèle BDESE en ligne depuis le logiciel BDESE HRMAPS, en sélectionnant l’année et les structures concernées
• Profiter des calculs automatisés de tous les indicateurs RH
• Programmer les diffusions à des périodes spécifiques et envoyez-les aux élus concernés par courriel
• Suivre de près la consultation de chaque rapport depuis l’outil BDESE HRMAPS
• Offrir à vos contributeurs la possibilité de les personnaliser avec une gestion des droits adaptée à chacun, que ce soit étendu ou restreint

Déclenchez la génération massive de vos BDESE en ligne sans effort avec le logiciel SIRH HRMAPS !