Optimisez vos fondamentaux RH grâce au Core RH de HRMAPS

Le Core RH, ou socle RH, est au cœur de la gestion administrative du personnel. Souvent intégré en tant que module de base au sein de solutions logicielles plus globales, telles que les logiciels ressources humaines, le Core RH a pour mission de simplifier la gestion des ressources humaines, la centralisation des données RH, la sécurité des données et de faciliter et d’assurer une digitalisation RH fluide.  Ce logiciel pour RH facilite la transformation digitale RH en regroupant tous les éléments clés : documents RH, parcours collaborateurs, contrats, compétences…

La définition précise du Core RH pourrait être : une base de données partagée par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise permettant une gestion des effectifs optimisée, un meilleur suivi des parcours, et une administration du personnel dématérialisée… Toutes les tâches, essentiellement administratives, liées aux ressources humaines y sont intégrées, telles que la gestion des documents RH, le suivi administratif, le stockage électronique des documents, les historiques collaborateurs de postes, de formation, de salaires etc… Il est essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer ses processus RH à l’aide d’un outil RH. Il agit également comme un portail RH offrant une interface conviviale aux collaborateurs (via un self-service RH) et une plateforme RH performante aux managers et responsables ressources humaines.

Initialement conçu pour centraliser les données des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) à l’échelle internationale, ce modèle de base de données unique s’étend désormais à toutes les entreprises, indépendamment de leur effectif, dans le but de remédier à la dispersion des données RH et la lourdeur RH administrative. En effet, une organisation qui utilise plusieurs applications RH pour gérer ses processus RH peut se retrouver dans l’incapacité de lier efficacement ses données, compliquant ainsi la supervision globale.

 Définition du Core RH

Le Core RH se présente comme une base de données regroupant au sein d’un même logiciel RH les informations liées aux collaborateurs d’une organisation, englobant contrats de travail, avenants, rémunérations, historique de formations et référentiel de compétences. Même si ce fonctionnement est courant au sein des grandes entreprises, toutes les organisations, privées ou publiques, de toutes tailles, peuvent mettre en place ce type de solution RH. Cela permet de lutter contre la dispersion des données RH, les lourdeurs administratives et les données RH fragmentée, générée par l’utilisation de divers logiciels RH et applications RH.

À l’origine, le Core RH a été déployé au sein d’entreprises internationales nécessitant une vision unifiée de leurs collaborateurs, malgré des implantations géographiques variées. Actuellement, l’intégration d’un logiciel Core RH est devenue essentielle pour tout projet SIRH, car les données issues du service paie ne suffisent plus. Pour faciliter l’interopérabilité des données entre les différents modules, il est nécessaire de déplacer le centre de gravité du logiciel SIRH et du logiciel de paie vers la gestion du personnel.

Quelle est la signification du Core HR ?

L’acronyme anglais « Core HR », signifiant « noyau RH » ou « cœur », est une expression utilisée dans le domaine du marketing pour désigner une solution de gestion administrative du personnel (WorkForce Administration, ou WFA en anglais). Il constitue le socle de tous les processus RH et, de manière plus générale, représente un référentiel employé englobant tous les types de contrats de travail.

Pourquoi utiliser un Core RH ?

L’utilisation d’un logiciel Core RH vise principalement à faciliter les tâches quotidiennes du département RH. Cependant, d’autres services sont également concernés. Par exemple, l’équipe IT et le service ressources humaines -étant responsable de la mise en œuvre du Core RH, de son intégration avec d’autres outils RH de l’entreprise, ainsi que de la sécurisation des données.

De plus, le Core RH constitue une ressource précieuse pour le service RH, managers et chefs d’équipe. En explorant des informations telles que les données sur les effectifs et les compétences, ils peuvent mieux appréhender les ressources disponibles, ce qui facilite la planification efficace des actions stratégiques.

Pour conclure, un logiciel Core RH vous permet de :

• Centraliser les données de vos collaborateurs sur une plateforme RH unique
• Assurer une gestion des effectifs fiable et en temps réel
• Améliorer l’administration du personnel avec des processus automatisés
• Gagner en efficacité grâce à la dématérialisation des documents RH
• Renforcer la conformité réglementaire en cas d’audit ou de contrôle

Il s’agit d’un logiciel RH essentiel pour structurer et améliorer la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise.

Quelles sont les données du Core RH ?

Un logiciel de gestion du personnel comme HRMAPS permet de collecter et organiser :

• Les données personnelles des collaborateurs (dossier administratif, adresse du collaborateur, son type de poste, son grade …)
• La data sur le cycle de vie des collaborateurs (recrutement, absences, transfert de poste, augmentation de salaire, mobilité, périodes de formation …)
• Les informations concernant l’entreprise (référentiel des métiers et des compétences, organigramme, hiérarchie …)
• Les données de performance et d’évaluation (les objectifs fixés, les résultats obtenus, les différents feedbacks reçus, les observations, les compétences évaluées …)

Le Core RH répond à des enjeux non seulement en matière de ressources humaines, mais aussi sur les plans business et IT. Du côté des RH, il facilite la digitalisation des RH du cycle de vie du collaborateur, la dématérialisation des documents, les référentiels de compétences et les processus RH, tout en offrant une expérience utilisateur homogène pour l’ensemble des entités et filiales. Sur le plan business, il permet un pilotage RH précis des effectifs et de l’organisation, ainsi qu’une meilleure gestion des ressources humaines grâce à la convergence des données en temps réel, réduisant ainsi la lourdeur RH administrative.

Un logiciel Core RH contribue également à rationaliser l’architecture globale des systèmes d’information et à améliorer la gestion des licences IT, en étant la source principale des données des collaborateurs, de leur entrée à leur sortie.

Que comporte le Core RH HRMAPS ?

Le logiciel Core RH de HRMAPS est une solution RH centralisée et complète qui permet de gérer toutes vos données collaborateurs et RH de manière fluide, fiable et accessible. Conçu pour simplifier la gestion des données collaborateur, le Socle RH HRMAPS assure une organisation de la structure juridique et la structure fonctionnelle de votre entreprise. Voici les principales briques qui le constituent :

• Un dossier collaborateur centralisé, rassemblant toutes les données en un seul endroit
• Un stockage électronique des documents
• Un espace dédié aux documents partagés, avec une gestion des droits d’accès
• Un portail ressources humaines en libre-service pour simplifier les démarches des collaborateurs
• Un annuaire collaboratif pour renforcer la communication interne
• Et bien plus encore…

Comment mettre en place un Core RH ?

Afin d’assurer la performance d’un Core RH, il est essentiel de s’équiper d’un logiciel SIRH. Le Socle RH joue un rôle central en créant une plateforme RH commune et un système d’information unifié. Grâce à ses connecteurs robustes, il interconnecte tous les outils RH présents dans le système informatique du service RH, permettant ainsi une récupération des données intégrées à chacun de ces logiciels RH pour les centraliser et intégrer au Core RH.

Comment un logiciel Core RH améliore-t-il la gestion administrative du personnel ?

Fini les fichiers Excel dispersés ! Un logiciel Core RH automatise toutes les tâches liées à la gestion administrative du personnel : génération de documents, mises à jour des données, alertes sur les échéances contractuelles…

Grâce à la dématérialisation des documents RH, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et assurez un suivi rigoureux.

HRMAPS vous offre une RH suite complète et modulaire incluant un portail self-service RH intuitif, pensé pour faciliter le quotidien de toute l’équipe :

Collaborateur

• Accès instantané à son dossier RH dématérialisé et mise à jour de ses données personnelles, conformément aux droits d’accès
• Consultation des documents internes (règlement intérieur, convention collective, etc…) et ses documents personnels (attestations, contrat de travail…)
• Visualisation de l’annuaire des salariés et l’organigramme de l’entreprise

Manager

• Réception d’alertes automatiques sur les échéances importantes et les dates clés de son équipe (fin de contrat, entretien annuel, entretien professionnel, anniversaire, etc.)
• Accès en temps réel à l’historique de chaque collaborateur (poste, entretiens, formations, carrière, etc.)
• Visualisation des évènements RH clés (absences, formations, etc.)

Service RH

• Accès rapide à l’ensemble des données collaborateurs et supervision centralisée des données RH et salariés
• Partage sécurisé des documents internes
• Réception d’alertes automatiques pour les renouvellements à effectuer (visite médicale, carte de séjour, habilitations, etc.)

Grâce au Socle RH, les PME et grandes entreprises peuvent simplifier leurs processus RH pour toutes les parties prenantes de l’entreprise, à savoir le service RH, les managers ainsi que les collaborateurs. Il est important de noter que le Core RH place également le collaborateur au cœur du SIRH. Cela lui permet de devenir un acteur actif de sa carrière en offrant un accès simplifié aux informations qui le concernent.

En outre, l’analyse et la génération de rapports basés sur des données fiables et pertinentes constituent un atout majeur pour le service RH. Ces outils facilitent le pilotage RH de l’entreprise et renforcent sa capacité à anticiper les besoins futurs. Cette approche transforme la gestion RH en un levier stratégique, favorisant l’efficacité opérationnelle tout en renforçant l’engagement des collaborateurs dans leur développement professionnel.

Core RH pour PME :

Par exemple, lors d’un processus de recrutement, il est préférable de collecter les données du nouveau collaborateur avant son entrée afin d’anticiper toutes les démarches administratives associées, telles que la création du contrat de travail, la configuration du processus d’intégration et la transmission d’informations au gestionnaire de paie pour l’inclusion du nouvel employé dans la paie, entre autres.

Un logiciel Core RH facilite cette collecte à travers un formulaire personnalisable par le service ressources humaines en fonction du profil du collaborateur. En plus des informations standards et des justificatifs (tels que l’attestation de sécurité sociale, le RIB, etc.), il permet également de créer de nouvelles données, qu’elles soient obligatoires ou non, répondant ainsi aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Le formulaire est ensuite envoyé par courriel au futur collaborateur et les informations ainsi que les documents fournis sont automatiquement centralisés et archivés dans la base de données du logiciel Core RH. De plus, le Socle RH prend en charge automatiquement les relances pour les retardataires et notifie le responsable RH dès qu’un collaborateur modifie ses informations administratives.

La console de pilotage dédiée à la gestion des effectifs offre une vision en temps réel, claire et précise des effectifs de l’entreprise. Elle émet des alertes à l’approche d’échéances importantes, telles que la fin d’une période d’essai, d’un congé maternité, d’un CDD, une visite médicale ou l’expiration d’une certification.

Un logiciel SIRH génère également des tableaux de bord permettant de suivre des indicateurs RH clés tels que le taux de turnover, fournissant ainsi des données tangibles pour faciliter la prise de décisions et la mise en place de mesures correctrices.

Core RH pour grande entreprise :

Les grandes entreprises et multinationales, caractérisées par des filiales diverses de centralisation des données RH, tel que le Core RH, s’avère essentiel.

Dans le cas d’une grande entreprise, la gestion des données doit également s’aligner sur les exigences légales spécifiques à chaque pays. Les entreprises présentes à l’échelle mondiale ressentent donc le besoin pressant de regrouper leurs données. Le Core RH se positionne comme une solution adéquate en agissant comme un trait d’union entre les problématiques à traiter à l’échelle groupe et celles nécessitant une approche plus locale.

Le Core RH permet non seulement de répondre de manière globale à certaines problématiques, mais aussi de traiter de manière spécifique d’autres en fonction des besoins locaux. En unifiant les processus RH au sein de la fonction RH et des différents services RH à travers le monde, il simplifie la communication interne et évolue vers une plateforme RH collaborative. Cette uniformisation garantit que l’ensemble des collaborateurs, répartis à travers le globe, a accès aux mêmes informations.

En outre, le Core RH favorise une politique RH cohérente en établissant des concepts communs tels que les règles de gestion, la politique de rémunération, la gestion de la paie et de l’administration du personnel, etc. Ainsi, il offre une base solide pour la mise en œuvre d’une approche unifiée au sein de l’entreprise, renforçant l’efficacité et la collaboration entre les différents départements RH à l’échelle mondiale comme à l’échelle locale.

Le logiciel Core RH de HRMAPS est conçue pour répondre aux besoins de compétitivité et de pérennité des entreprises d’aujourd’hui. Dans un environnement en constante évolution, où l’adaptation est essentielle, le socle RH HRMAPS offre une approche transversale qui dépasse les silos traditionnels. En intégrant tous les processus RH dans un système global, il permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, de leur recrutement jusqu’à leur départ, de façon fluide et centralisée.  Cet outil RH permet aussi de limiter la dispersion des données liées à l’utilisation de différents logiciels qui ne communiquent pas entre eux.

Voici les raisons pour lesquelles choisir la solution RH HRMAPS peut transformer votre gestion des ressources humaines :

• Une gestion RH centralisée et fiables des données RH : Le Core RH HRMAPS offre une base de données unique et centralisée, permettant d’éviter la dispersion des données des collaborateurs
• Une harmonisation des process RH : Grâce à une vision transverse, les processus RH ne sont plus isolés mais interconnectés, facilitant ainsi une gestion RH cohérente et fluide
• Un accès en self-service RH pour les collaborateurs : le logiciel Core RH HRMAPS offre une meilleure autonomie aux collaborateurs pour gérer leurs données RH
• Un outil RH puissant pour l’aide à la décision : Le core RH HRMAPS permet aux responsables RH et aux managers d’avoir une vue d’ensemble des collaborateurs et de suivre l’évolution des effectifs, facilitant ainsi les analyses prédictives et la mise en place de plans d’actions pour une gestion proactive des ressources humaines

Le logiciel Core RH HRMAPS offre une expérience utilisateur unique, plaçant le collaborateur au premier plan :

• Un dossier salarié à jour et des données à portée de main
• Des collaborateurs plus autonomes
• Une gestion fine et sécurisées des droits d’accès

Comment gérer les données RH depuis le Core RH HRMAPS

Éparpillement des données collaborateurs, erreurs de saisie, accès difficile à l’information…Les entreprises doivent fiabiliser l’information et alléger les services RH des lourdeurs administratives. La centralisation des données RH et l’automatisation des processus RH deviennent alors des leviers essentiels pour gagner en efficacité opérationnelle.

HRMAPS met à votre disposition un portail ressources humaines accessible et intuitif pour créer, mettre à jour et archiver l’ensemble de vos données RH. De même, vous bénéficiez d’une gestion avancée des droits de visibilité pré paramétrés dans le Socle RH HRMAPS, vous permettant de personnaliser le partage des informations pour toute l’équipe :

Grâce au logiciel Core RH HRMAPS :

• Centralisez et structurez l’ensemble des données RH
• Numérisez et simplifiez l’accès à l’information
• Libérez la fonction RH des contraintes chronophages
• Protégez et sécurisez les données

Grâce au core RH HRMAPS, vous bénéficiez d’une solution RH complète qui vous permet de :

• Simplifier la gestion et le management RH de vos équipes, en digitalisant tous vos processus RH
• Répondre avec rigueur aux exigences des audits, y compris ceux liés à différentes normes ISO, qui exigent une traçabilité précise des actions RH, un archivage sécurisé des documents et la production des rapports fiables et complets.
• Suivre l’intégralité du parcours de vos collaborateurs, de l’émission du besoin au recrutement jusqu’à l’offboarding. Cette vision à 360° permet d’anticiper les besoins, d’améliorer l’expérience collaborateur et d’optimiser les ressources humaines, ainsi que la gestion des talents