Logiciel de gestion de bulletin de paie dématérialisé

Un bulletin de paie dématérialisé est une version numérique d’un bulletin de paie traditionnel. C’est un document obligatoire qui doit être distribuée et consultée via une plateforme RH sécurisée.
Grâce à la digitalisation RH des processus RH, la dématérialisation des bulletins de paie permet aux entreprises de transmettre les fiches de paie électroniques à leurs collaborateurs via un portail ressources humaines sécurisé, tout en garantissant la validité juridique de chaque document.
Le logiciel SIRH HRMAPS facilite la diffusion sécurisée des fiches de paie dématérialisés, dans le respect total de la conformité réglementaire. Il contribue à moderniser la gestion des ressources humaines en simplifiant l’administration du personnel et la gestion administrative du personnel.

Le passage d’une distribution manuelle à une dématérialisation des bulletins de salaire profite à toute l’entreprise, du service ressources humaines jusqu’aux collaborateurs ! Finie l’usage du papier et les impressions, le logiciel SIRH HRMAPS dématérialise et archive vos bulletins de paie et apporte une vraie aisance à votre quotidien !

Opter pour la dématérialisation des bulletins de salaire via un logiciel RH comme HRMAPS présente de nombreux avantages :

• Réduction des coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage physique.
• Renforcement de la sécurité, la traçabilité et la dématérialisation des documents RH
• Amélioration de l’expérience collaborateur, grâce à un accès sécurisé et rapide à leurs documents RH via le logiciel ressources humaines HRMAPS
• Archivage automatique et conforme, intégré au socle RH HRMAPS
• Gestion des ressources humaines optimisée, en automatisant les processus RH clé de l’administration du personnel via le logiciel gestion RH

Un bulletin de paie dématérialisé doit impérativement comporter l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la législation, au même titre qu’un bulletin de paie en format papier. Parmi les informations indispensables figurent notamment :

• L’identité de l’employeur (nom, adresse, SIRET, code APE, convention collective applicable)
• L’identité du salarié (nom, emploi occupé, niveau ou coefficient hiérarchique)
• Le salaire de base et les éventuels éléments variables de rémunération EVP
• Le montant du prélèvement à la source
• Le détail des cotisations sociales et contributions
• Le net à payer
• La date de paiement et la période de travail concernée

Le non-respect de ces obligations réglementaire expose l’employeur à des sanctions financières, dont une amende pouvant aller jusqu’à 450 € par bulletin de paie non conforme.

Pour établir un bulletin de paie dématérialisé conforme, il est essentiel de s’appuyer sur un logiciel RH respectant les exigences du Code du travail. Cela inclut notamment :

• Le respect du droit d’opposition du salarié, qui peut toujours demander à recevoir sa fiche de paie au format papier
• La validité juridique du bulletin de paie électronique, assurée par l’intégrité, la traçabilité et la conservation des données dans un environnement sécurisé.

La solution RH HRMAPS s’appuie sur ces principes pour garantir une dématérialisation des bulletins de salaire à la fois fluide et conforme. Un logiciel pour RH simplifiant la gestion administrative du personnel.

Le logiciel bulletin de paie HRMAPS identifie les différentes fiches de paie, générées par le logiciel de paie, selon le matricule de chaque salarié et assure une distribution automatique, sécurisée et instantanée :

• Une gestion du droit d’opposition du salarié
• Une traçabilité des données et des documents RH
• Un environnement sécurisé d’archivage numérique dans un logiciel de gestion du personnel
• Une interface self-service RH accessible 24/7

La dématérialisation des bulletins de paie est encadrée par l’article L.3243-2 du Code du travail, qui autorise l’envoi au travers d’un logiciel de fiche de paie, de bulletins de salaire électroniques à condition que :

• Le salarié ait été informé de la démarche,
• Il puisse accéder à ses documents via un espace sécurisé,
• L’archivage des bulletins de paie respecte les normes en matière de sécurité et de conservation des données.

En outre, un logiciel SIRH doit garantir un accès durable aux bulletins de salaire électroniques, même en cas de départ du collaborateur. Grâce au logiciel RH HRMAPS, les entreprises disposent d’un environnement conforme, avec distribution électronique, consultation des documents RH et archivage sécurisé des fiches de paie.

La mise en place d’un bulletin de paie dématérialisé repose sur l’intégration de plusieurs technologies clés :

• Un logiciel SIRH, un logiciel de gestion du personnel ou un logiciel de bulletin de paie doté de fonctionnalités de transmission sécurisée des documents
• Un connecteur avec votre logiciel de paie pour automatiser l’envoi et le partage des fiches de paie
• Un coffre-fort numérique ou un système d’archivage sécurisé, garantissant la pérennité des bulletins de paie dématérialisés
• Une plateforme RH permettant la consultation des documents par les salariés, dans le respect du contexte légal

HRMAPS, SIRH SaaS, propose une application RH complète pour assurer la distribution des bulletins de paie électronique, tout en réduisant les risques, en simplifiant la gestion des RH et en améliorant le quotidien du service RH.

Bon à avoir : outre les bulletins de paie dématérialisés, le logiciel SIRH HRMAPS gère aussi la distribution du bilan social individuel BSI

Avec le logiciel de bulletin de paie HRMAPS, la distribution des bulletins de paie ne se résume plus à une tâche administrative chronophage.
La solution RH HRMAPS centralise l’ensemble des données et documents liés à la paie au sein d’une plateforme RH unique, accessible et sécurisée.

Pour les collaborateurs : Chacun peut consulter, à tout moment, ses bulletins de paie dématérialisés, son contrat de travail et les documents RH associés, depuis son portail RH personnel ou bien depuis l’application mobile HRMAPS.

Pour les responsables RH : Un simple clic suffit pour envoyer les bulletins de paie dématérialisés à vos collaborateurs. La distribution électronique est instantanée, conforme et traçable, ce qui permet de gagner en temps et en sécurité juridique.